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关于印发《会议室管理办法》的通知
发布日期: 2018-11-30                  来源:                点击量:742

 

公司所属各部门、各单位:

现将我公司《会议室管理办法》印发如下,请遵照执行。

特此通知。

 

 

 

20181115

 

 

 

 

 

附:会议室管理办法

 

 

公司会议室管理办法

第一章 目 的

第一条 为进一步加强会议室管理,充分发挥作用,提高使用率,明确各部门的责任,使会议室的管理和使用更加规范化、合理化,以确保公司开评标工作及各项会议的正常举行,现结合本公司的实际情况,特制定本办法。

第二章 定 义

第二条 会议室指的是一个大会议室和一个小会议室。

第三条 会议室主要用途:开标、评标工作,同时,可作为举办各种会议、职工培训及小型文体竞赛活动等的场所,不做其它用途。

第四条 会议室均由综合办公室统一管理,统筹协调安排使用,

第三章  职 责

第五条 综合办职责。

1、负责开标使用会议室的协调和配合工作,组织并督促清扫两个会议室的卫生工作。

2、负责公司各项会议的会前期准备、组织、通知工作。

3、负责公司各项会的会议记录工作,督促落实会议的各项决议,收集催办会议的安排和要求。

4、负责会议纪要的起草工作,并及时向公司领导反馈。

第六条  招标部职责。

1、负责大小会议室的开、评标的具体工作,确保开标工作顺利进行。

2、负责管理和维护会议室的各项设备,包括空调、投影、监控、网线、音响、话筒,非工作人员不得随意使用,对于专业维修则由综合办公室联系供应商修理。

3、负责开标所需要的水牌、LED屏、推车以及水杯、茶叶、信封、笔、纸等文具的领用。

4、主持开标工作,宣读的开标程序或相关要求。

第七条  经营部职责。

1、负责安排和调配会议室的开标时间和使用部门,并做好本部以外使用会议室的费用登记。

2、负责与有关部门沟通,及时传递会议室使用信息,以便得到支持与配合。

3、负责配合项目部做好开标的协调工作,使用完毕后,督促者清洁会场,并检查和验收相关设备,有问题登记在案,明确责任报综合办公室处理。

4、负责临时性使用会议室的安排工作,如审标书、接待客人等,必须经综合办公室负责人同意。

第八条 使用部门职责。

1、负责向经营部提出使用会议室的申请,并做好前期的相关准备。

2、负责会议室设备、财产的安全工作,未经允许不得改变设备的位置,不得将场所内的物品携出室外,音响、话筒等设备不得擅自动用,损坏物品照价赔偿。

3、负责与会人员的纪律和次序,不随意走动,不大声喧哗,不随意吐痰,不乱丢废弃物,严禁吸烟,使用完毕后及时清扫场所卫生,关好门窗、空调、音响等设备。

4、负责向经营部交接工作。

第四章  附 则

第九条  本规定自公布之日起执行。

第十条  未尽事宜由公司综合办公室解释。

 


文字 【 】  
 
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